Hacer el presupuesto del hotel es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es seguirlo: saber cada semana si vas a llegar, cuánto falta y, sobre todo, por qué te estás desviando.
Tres preguntas que el seguimiento debe responder
- ¿Qué meses van a quedar por debajo? Comparando la cartera actual con el objetivo de cada mes.
- ¿Cuánto falta? En room nights, en revenue y en ADR.
- ¿La desviación es de volumen o de precio? No es lo mismo vender menos habitaciones que venderlas más baratas.
Mirar la evolución, no solo la foto
Además del cumplimiento actual, conviene ver cómo ha evolucionado la cartera de un mes en cada extracción del PMS y compararla con la del año anterior a la misma fecha. Así sabes si el ritmo te llevará al objetivo o si necesitas medidas.
Desglosar para encontrar la causa
- Por canal: ¿qué parte del presupuesto depende de cada uno?
- Por tipo de habitación: ¿hay categorías que no se venden al precio previsto?
- Por mercado: ¿ha caído un país emisor?
Por qué Power BI
Con una hoja de cálculo, el seguimiento del presupuesto se rehace a mano cada semana y nunca está al día. Con Power BI, el presupuesto se carga una vez y se compara automáticamente con la cartera cada mañana, con filtros por canal, habitación o mercado y la posibilidad de compartir el mismo informe con dirección y propiedad.
Ejemplo práctico
En septiembre, una cadena de tres hoteles ve que el año va un 8 % por debajo del presupuesto de revenue. Al desglosar, el volumen está en línea y la desviación viene del ADR de un solo hotel en el canal turoperador. La conversación con dirección deja de ser «vamos mal» y pasa a ser una acción concreta: renegociar ese contrato para la próxima temporada.
Cómo preparar el presupuesto para que sea útil
Cárgalo al menos por mes, por hotel y por tipo de habitación o canal si es posible. Cuanto más desglosado esté, más fácil será explicar las desviaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto conviene revisar el presupuesto?
Una revisión semanal del cumplimiento y una mensual más completa con dirección suelen ser suficientes.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y forecast?
El presupuesto es el objetivo que se fija al inicio del año; el forecast es la previsión actualizada de cómo vas a cerrar.
¿Puedo cargar el presupuesto desde Excel?
Sí. En Power BI el presupuesto suele cargarse desde un Excel que se actualiza cuando cambia el objetivo.
El informe Budget de Keymets
En Keymets, el informe Budget muestra la evolución de la cartera por fecha de extracción con la línea del presupuesto, las room nights frente al objetivo mes a mes y una tabla de room nights, revenue y ADR con medidores de cumplimiento. Para la visión anual, Trends compara cada mes con el año anterior y con el presupuesto.
